Cómo sacar una copia del Certificado de Registro Civil en Colombia

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Si has registrado un nacimiento, matrimonio o defunción, puedes obtener un certificado de registro civil cuando lo necesites. Existen dos opciones para solicitar este documento: hacerlo de forma presencial o a través de internet. En este artículo te explicaremos ambas modalidades.

Además, te diremos qué es una certificación de registro civil y qué debes saber sobre ella.

¿Qué es el certificado de registro civil?

El certificado de registro civil es un documento que te ayuda a demostrar que has registrado un nacimiento, un matrimonio o una defunción. Además, puede centrarse en otros aspectos, como el estado de la cédula de ciudadanía, la doble cedulación y hasta la nacionalidad.

Es importante que tengas en cuenta que este certificado solo demuestra que se ha realizado un registro civil. Por tanto, no es válido utilizarlo como un documento de identidad.

¿Qué certificados genera la Registraduría Nacional del Estado Civil?

Además de los mencionados antes, la Registraduría puede expedir los siguientes certificados:

  • Certificado de cambio de datos biográficos.
  • Certificado de cédula antigua.
  • Certificado de documento base.
  • Certificado de doble cedulación.
  • Certificado de estado de cédula.
  • Certificado de nacionalidad.
  • Certificado de no cedulado.
  • Certificado de señales particulares.

¿Para qué sirven los certificados de registro civil?

Normalmente, los ciudadanos solicitan estos certificados para utilizarlos en trámites notariales, como autenticaciones, correcciones y sucesiones. Además, pueden ser usados en procesos administrativos (expedición de pasaportes y trámites de pensiones), judiciales y hasta bancarios.

Requisitos para sacar certificados de registro civil

Los requisitos que debes cumplir para hacer la solicitud de tu certificado son pocos. El principal es que pagues la tarifa que corresponda al documento cuya copia deseas solicitar. Las tarifas pueden ser consultadas en la sección “Tarifas vigentes” de la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para hacer la solicitud, es necesario que presentes el comprobante o la consignación original del pago. Por último, lo más recomendable es que sea el titular el que realice la solicitud de una copia del certificado de registro civil. En la mayoría de los casos, lo anterior es obligatorio, como al pedir los siguientes documentos:

  • Certificado de cambio de datos biográficos.
  • Certificado de señales particulares.

En caso de que el titular no pueda hacer la solicitud, la persona que la realice debe tener una autorización escrita por el titular.

¿Cómo solicitar un certificado de registro civil?

Como mencionamos antes, este proceso puede ser llevado a cabo presencialmente o a través de internet. A continuación, te explicamos qué pasos seguir para obtener el certificado de registro civil tanto presencial como virtualmente:

Pasos para hacer la solicitud de forma presencial

Después de determinar cuál es el certificado que necesitas, aplica los siguientes pasos:

  • Dirígete a una entidad autorizada para expedir el certificado: los certificados de registro civil pueden ser solicitados en Delegaciones Departamentales, en Registradurías del país y, si estás en Bogotá, puedes dirigirte a la sede del Archivo Alfabético.
  • Entrega el comprobante del pago: según el certificado que desees obtener, deberás pagar una tarifa. Cuando lo hagas debes generar el comprobante y entregarlo en la sede de la entidad en la que decidas hacer la solicitud del documento. De esa forma, este podrá ser generado sin inconvenientes.
  • Facilita la información necesaria: para generar la copia del certificado debes suministrar los nombres y apellidos del solicitante, el número de tomo, folio, serial del certificado original y la fecha en la que se realizó la inscripción.

Una vez recibida la solicitud del certificado, el tiempo de respuesta está entre 8 y 15 días hábiles. Estos comienzan a ser contados el día en que se hace el registro de la solicitud.

¿Qué tener en cuenta al solicitar tu certificado de registro civil por correo electrónico?

Cuando escribas el mensaje que enviarás al correo electrónico correspondiente, incluye los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos del solicitante.
  • Fecha de nacimiento.
  • Numero de documento de identidad.
  • Serial del registro civil.
  • Oficina en la que se realizó la inscripción del registro civil.

Ten en cuenta que las copias de certificados que se pueden expedir de forma virtual son los que están digitalizados en GED o Gestión Electrónica de Documentos Por tanto, sus imágenes deben estar en la base de datos de la Registraduría. Debido a eso, no debes entregar el comprobante de pago hasta que se confirme que es posible expedir la copia virtualmente.

Si haces la solicitud virtual de tu certificado de registro civil, envía el correo electrónico solo una vez. Si haces la misma solicitud varias veces, el correo se congestionará y será más difícil que tu solicitud sea atendida

Paso a paso para solicitar el certificado virtualmente

La solicitud de la copia simple del certificado de tu registro civil puede ser realizada a través de correo electrónico. La dirección a la que debe ser enviada la solicitud es la que corresponda al departamento de tu residencia. Puedes conocer las direcciones de correo electrónico en la sección “Expedición Copias Registro Civil”.

Cuando estés en la sección mencionada, haz clic en la opción “Trámite a través de correo electrónico”. Una vez desglosada esta opción, podrás seleccionar los correos que deseas conocer: por departamento o los de las Registradurías auxiliares en Bogotá y la oficina Opadi.

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¿Cómo verificar que tu registro civil esté en la Registraduría Nacional?

La consulta se puede hacer en el sitio de internet de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Cuando ingreses a ella, haz lo siguiente:

  • Ubícate en la barra superior de color azul y presiona “Registro Civil”.
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  • En la siguiente ventana debes seleccionar la opción “Oficinas de registro civil” que está en el menú del lado izquierdo de la pantalla.
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  • Haz clic en “Ingresar usuario público”.
  • En el formulario que aparece en pantalla debes facilitar datos como el tipo de registro civil a consultar, la búsqueda, el serial del registro y la información del solicitante.
  • Luego, debes escribir el código que aparece en la imagen de verificación y presionar “Buscar Registro Civil”.
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Cuando la búsqueda se complete, los datos aparecerán en el recuadro que está bajo el formulario de consulta. Con esto podrás saber si en el sistema existen datos que permitan la generación de tu certificado de registro civil.

Si aplicas la información explicada en este artículo, podrás obtener tu certificado de inscripción en el registro civil. Recuerda que este documento da constancia fidedigna de tu identidad, filiación y estado civil.

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