Formato de cuenta de cobro para descargar

En el artículo 616–2 del Estatuto Tributario de Colombia se habla de los casos en los que no es necesario emitir facturas. Si eres una persona natural que no está en la obligación de hacer facturas de ventas, ¿Cómo puedes realizar el cobro de los productos y/o servicios que vendes? Debes crear un formato cuenta de cobro.

¿Qué es la cuenta de cobro y cuáles son los pasos para realizarla? Este artículo está centrado en este documento, así que aquí encontrarás las respuestas a estas preguntas.

¿Qué es una cuenta de cobro?

El formato cuenta de cobro es un documento que se utiliza para hacer el cobro de una venta, una deuda o un valor. Con esta herramienta demuestras que una persona o empresa tiene una obligación que, si es cumplida, te generará ingresos. En el documento se agrega la información de los productos y/o servicios que se desean cobrar.

¿Quién puede emitir un formato de cuenta de cobro por prestación de servicios o ventas de productos? Las personas naturales que ofrecen productos y/o servicios y pertenecen al régimen simplificado del IVA no están en la obligación de expedir facturas. Lo anterior lo establece el Estatuto Tributario en el artículo 616–2.

Son las personas naturales que no expiden facturas las que pueden valerse de las cuentas de cobro. El objetivo de estos documentos es solicitar o exigir el pago de los productos y/o servicios que se han entregado a personas naturales o jurídicas.

Cómo hacer una cuenta de cobro

Los datos que contiene una cuenta de cobro también se encuentran en las facturas, la diferencia es que los documentos no tienen los mismos efectos legales. La información que necesitas para hacer las cuentas de cobro es la siguiente:

• Nombres y apellidos del vendedor, es decir, tú.
• Tu NIT.
• El número de cuenta de cobro.
• La fecha en la que realizas el documento.
• La descripción de los productos y/o servicios.
• El valor de la transacción.

Ahora, ¿cómo hacer el formato cuenta de cobro de manera que toda la información nombrada quede reflejada en él? Los pasos que debes seguir para lograrlo son los siguientes:

1. Indicar el número de cuenta de cobro y la fecha

Al igual que las facturas, las cuentas de cobro siguen un orden consecutivo y este debe quedar demostrado en las que elaboras. Por eso, entre los primeros datos que conforman este documento está el número de cuenta de cobro. Para evitar confusiones, lleva un registro eficiente de las cuentas de cobro que emites.

La fecha es un dato que no puede faltar, tienes que escribirla al principio del documento.

2. Identificar a la persona o empresa a la que se cobra

El nombre de la persona natural o jurídica debe ser escrito de forma exacta. La información de esta parte de la cuenta de cobro ocupa varias líneas, pues justo debajo del nombre indicas el número de documento de identidad o NIT de la persona a quien estás realizando el cobro.

3. Indicar quién es la persona natural que hace el cobro

Una vez que se identifique a quien se cobra, debes escribir tus datos, pero primero debes añadir la frase “DEBE A”. En las siguientes líneas agregas tu nombre, el tipo y número de tu documento de identidad.

4. Especificar el monto que se debe y el concepto

Cuando las dos partes involucradas en el proceso de compra–venta estén identificados, llega el momento de indicar cuál es el monto que se debe pagar. Para esto, escribes “LA SUMA DE:”.

La cantidad se escribe en letras, luego, en números, el monto en números se coloca dentro de paréntesis. Luego, agregas la frase “Por concepto de:” y haces una lista de los productos y/o servicios que vendiste y aún no te han pagado.

Para terminar el documento, escribes “Cordialmente,”, “Atentamente,” u otra palabra similar. A continuación, escribes de nuevo tu nombre y tu número de identificación, además, añades tu dirección, número telefónico y los datos de la cuenta bancaria en la que se debe hacer el pago. No olvides firmar la línea que está sobre tu nombre.

Qué tener en cuenta para presentar una cuenta cobro

Actualmente, no se ha establecido un formato cuenta de cobro que las personas naturales del régimen simplificado deban seguir. Por eso, tienes libertad al momento de escoger el diseño exacto de este documento, lo imprescindible es que contenga los datos que especificamos antes.

Aunque la cuenta de cobro no es un documento fiscal ni jurídico, sí es una excelente manera de cobrar tus cuentas y de llevar un registro exacto de estas. Por otro lado, cuando describas los productos y/o servicios cobrados, sé específico, así tu cliente sabrá qué incluyes en el cobro y se evitan malentendidos.

Te recomendamos agregar la fecha máxima para hacer el día, puedes escoger un máximo de 30 días. Estos comienzan a ser contados desde la fecha en la que vendes los productos o entregas los servicios.

Descargar formatos de cuentas de cobro

Además de los pasos explicados antes, los ejemplos cuentas de cobro serán de gran ayuda cuando realices las tuyas. Como mencionamos antes, no existe un formato específico para este documento, pero sí uno predominante, este es el que usamos en nuestra cuenta de cobro ejemplo persona natural.

A continuación, te dejamos dos formatos de cuenta de cobro, uno en Word y otro en Excel, así descargas el que te resulte más cómodo de editar:

Cuando descargues cualquiera de los formatos de cuentas de cobro, puedes editarlos, agregar tus datos e incluso adaptar su diseño a la imagen de tu marca. Ten en cuenta lo que te hemos explicado en este artículo y haz un formato cuenta de cobro adecuado.